Jak uporządkować nadchodzącą korespondencję sądową?

Każdy prawnik zdaje sobie sprawę z tego, że ich praca obraca się głównie wokół dokumentów. Umowy, akta procesowe i inne dokumenty warto odpowiednio uporządkować, a następnie przechować w taki sposób, by później w odpowiednim momencie wszystko znaleźć na czas. Oczywiście im więcej spraw sądowych, tym więcej dokumentów będzie przybywać, więc tym bardziej należy odpowiednio dopracować system organizacji, aby całkowicie zapanować nad chaosem.

W jaki sposób zorganizować system dokumentacji spraw?

Aby odpowiednio zorganizować akta w biurze prawniczym, warto podzielić wszystkie dokumenty na sprawy aktualne oraz archiwalne, które już się zakończyły. Oczywiście to nie jednorazowa praca, bo wszystkie zakończone sprawy należy regularnie przenosić do archiwum. Dobrym sposobem jest szeregowanie akt pod względem alfabetycznym, jednakże w zależności od klientów warto również wprowadzić dodatkowe kryteria, ponieważ sam układ alfabetyczny może nie wystarczyć. Przykładowo – czy jest to sprawa karna, czy cywilna, z urzędu lub z wyboru itp. Każda metoda będzie dobra, pod warunkiem, że pracownicy będą konsekwentnie się jej trzymać. 

Co jeszcze pomoże w przechowywaniu?

Zdecydowanie dobrym pomysłem będzie inwestycja w dobre jakościowo materiały do archiwizacji dokumentacji sądowej. Sprawdzi się tutaj jednolity system, który może będzie sporym jednorazowym wydatkiem, ale bardzo usprawni cały system organizacyjny. Wszyscy pracownicy od razu zobaczą różnicę, gdy do każdej sprawy będzie przeznaczony osobny segregator. Przydadzą się także specjalne teczki do ksiąg wieczystych. Wiele kancelarii również zainwestowało w niewielkie, ale poręczne drukarki etykiet do kodów QR, które po umieszczeniu na segregatorze, po zeskanowaniu, od razu sugerują szukającym osobom, co jest w środku.